CRM редко содержит только то, что видно в карточке клиента. За ней стоят журнал звонков, письма, записи разговоров, комментарии менеджера, рекламные статусы, технические события и выгрузки. Поэтому «закрыть доступ менеджеру» — необходимое, но не полное управление.
Начните с источников карточек
Для каждого источника отметьте цель, поля и технический идентификатор: форма сайта, звонок, импорт, мессенджер, ручной ввод, платформа партнёра. Если один человек создаётся несколько раз, правило изменения и удаления должно охватывать дубли.
Особое внимание — свободным заметкам. Запретите оценочные, дискриминационные и не относящиеся к услуге записи; ограничьте чувствительные сведения. Системная возможность написать что угодно не означает деловую необходимость это хранить.
Матрица доступа по действиям
| Роль | Просмотр | Изменение | Экспорт | Удаление |
|---|---|---|---|---|
| Менеджер | Назначенные сделки | Рабочие поля | Нет по умолчанию | Запрос владельцу |
| Руководитель | Команда и отчёты | Статусы и назначения | По обоснованной задаче | Согласование |
| Маркетолог | Подходящие сегменты | Рекламные статусы | Ограниченный список | Нет |
| Администратор | Технически необходимое | Настройки и роли | Контролируемая операция | По процедуре |
| Поддержка поставщика | Только по заявке и сроку | В рамках устранения сбоя | Запрещён | Техническая помощь |
Это пример логики, а не готовая матрица. В небольшой компании одна должность может совмещать функции, но права всё равно следует выдавать по задачам и периодически пересматривать.
Экспорт должен оставлять след
Кнопка выгрузки превращает управляемую запись в файл, который легко отправить, скопировать и забыть. Определите допустимые цели, роли, согласование, место хранения и срок. По возможности ведите журнал: кто, когда, какой фильтр и объём выгрузил. После завершения задачи удаляйте рабочую копию и проверяйте папки совместного доступа.
Интеграции проверяйте двусторонне
Проверьте, кто определяет цели и способы обработки, а кто действует по поручению. Название «облачный сервис» не отвечает на этот вопрос. Договорные условия сопоставьте с фактическими функциями и доступом поддержки.
Срок строится от статуса, а не от возраста карточки
Разведите активный запрос, исполненный договор, обязательное хранение учётных документов, рекламный контакт и потерянный лид. Для каждого состояния задайте событие перехода и допустимые дальнейшие действия. Архив не должен оставаться доступным всем менеджерам только потому, что запись ещё существует.
Тест удаления
- Создайте тестовую карточку через реальную форму.
- Найдите связанные письма, звонки, задачи, файлы и дубликаты.
- Запустите установленную процедуру прекращения обработки.
- Проверьте поиск обычного пользователя, администратора и интеграции.
- Зафиксируйте то, что удалено, ограничено или хранится на другом основании.
Рекламные статусы продолжите проверять по материалу о рассылках; внешний бот — по границам Telegram.
Доступ подрядчика требует отдельной рамки
Премиум добавляет соглашение о неразглашении, но оно не заменяет определение роли поставщика CRM, условий обработки и технической матрицы прав.